MS Word অটো টেক্সট কিভাবে ব্যবহার করবেন

MS Word অটো টেক্সট মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার। যা ব্যবহার করে আপনি সহজেই একই লেখা বার বার টাইপ করার ঝামেলা থেকে মুক্তি পেতে পারেন। এই পোষ্টে আমরা শিখবো কিভাবে MS Word অটো টেক্সট ব্যবহার করবেন।

MS Word অটো টেক্সট কি?

অটো টেক্সট হচ্ছে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের একটি বিশেষ ফিচার যা ব্যবহারকারীকে বার বার কোন টেক্সট (হতে পারে কোনো প্রতিষ্ঠান প্যাড, বিশেষ কোনো প্যারাগ্রাফ, কোনো ছবি) টাইপ করার ঝামেলা হতে মুক্তি দেয়। এটির মাধ্যমে একবার টাইপ করা কোন টেক্সট এতে সংযুক্ত করে নিলে তা আর বার বার টাইপ করার প্রয়োজন হবে না। 

শুধুমাত্র নির্ধারিত এক বা একাধিক শব্দ টাইপ করে পূর্বে সংরক্ষণ করা টেক্সট মুহুর্তেই পাওয়া সম্ভব। এটি ব্যবহারকারীকে একই বিষয়বস্তু বারবার টাইপ করা এড়িয়ে সময় এবং শ্রম দুটোই সাশ্রয় করে।

অটো টেক্সট এর সুবিধা

MS Word-এ অটো টেক্সট ব্যবহারে একজন ব্যবহারকারী নিম্নোক্ত সুবিধাসমূহ পেতে পারেন।

📌 একই লেখা বার বার টাইপ করার ঝামেলা তথা শ্রম থেকে মুক্তি পাবেন।
নির্দিষ্ট শব্দ দিয়ে নির্দিষ্ট টেক্সট অর্থাৎ পৃথক পৃথক শব্দের সাথে পৃথক পৃথক টেক্সট সংযুক্ত করে নিতে পারবেন।

📌 অটো টেক্সট ব্যবহার করে বার বার টাইপ না করার ফলে সময় সাশ্রয় তথা অনেকটা সময় বাঁচিয়ে নিতে পারবেন।

📌 অটো টেক্সট ব্যবহার করলে ভুল হবার সম্ভাবনা অনেকাংশে কমে যায়। একবার অটো টেক্সট হিসেবে সংরক্ষণ করা ডাটাগুলো ভালোভাবে দেখে নিলে পরবর্তীতে তা আর ওভাবে দেখার প্রয়োজন নেই।

📌 অটো টেক্সট হিসেবে আপনি টেক্সট ও গ্রাফিক্স তথা কোন ইমেজ উভয়কেই সংরক্ষণ করতে পারবেন।

কিভাবে অটো টেক্সট তৈরী করবেন?

অটো টেক্সট ব্যবহারের জন্য প্রথমে আপনাকে অটো টেক্সট হিসেবে যে (টেক্সট বা টেক্সট ও গ্রাফিক্সসহ) অংশ পেতে চান তা টাইপ করে, ইচ্ছেমতো সাজিয়ে নিন। নমুনা হিসেবে নিম্নের প্রতিষ্ঠান প্যাডটি দেখে নিতে পারেন।

এবারে উক্ত অংশটুকু সম্পূর্ণভাবে মাউসের সাহায্যে সিলেক্ট করে নিন। এরপর মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের Insert মেনুতে ক্লিক করে রিবনের ডান দিকে নিচের চিত্রের মতো প্রথমে Quick Parts এ ক্লিক করে এর নিচে AutoText অপশনের উপর মাউস পয়েন্টার দিয়ে পরে একেবারে শেষের দিকে Save Selection to AutoText Gallery নামক অপশনে ক্লিক করুন।

নিম্নের চিত্রের মতো একটি পপআপ উইন্ডো আসবে।

সেখানে Name বক্সে আপনি আপনার ইচ্ছেমতো একটি শব্দ দিয়ে নিন। যা আপনার সিলেক্ট করা অংশকে অটো টেক্সট হিসেবে সংরক্ষণ করবে। আপনি যদি একাধিক অটো টেক্সট সংরক্ষণ করতে চান তবে অবশ্যই আপনাকে প্রতিটির জন্য আলাদা আলাদ নাম দিতে হবে। 

সবথেকে সহজ উপায় হলো নাম্বার দিয়ে সংরক্ষণ করা। এখানে আমি ২০২৩ নাম লিখে নিলাম। আপনি যেকোনো একটি নাম দিয়ে দিয়ে নিচের দিকে Ok বাটনে ক্লিক করুন।

পপআপ উইন্ডোটি চলে যাবে। এভাবে আপনি একাধিক নামে একাধিক টেক্সটকে অটো টেক্সট হিসেবে সংরক্ষণ করে নিতে পারবেন।

কিভাবে অটো টেক্সট ইনসার্ট করবেন?

পূর্বে সংরক্ষণ করা MS Word অটো টেক্সট ওয়ার্ডের কোনো অংশে বা  একটি নতুন পেজ-এ বা আপনার কাঙ্খিত স্থানে যুক্ত করার জন্য সেখানে অটো টেক্সট এর নামটি টাইপ করুন।

উপরের চিত্রের মতো দেখতে পাবেন নামের উপরে একটি ছোট আকারের টাইটেল মেসেজ দেখাচ্ছে। এবারে কি বোর্ড হতে এন্টার কি প্রেস করুন। দেখতে পাবেন আপনার কাঙ্খিত উক্ত নামের অটো টেক্সট যুক্ত হয়ে যাবে।

কোন কারণে যদি অটো টেক্সট নেম অর্থাৎ (আমাদের ক্ষেত্রে ২০২৩) টাইপ করার পর টাইটেল মেসেজ না দেখতে পান, তবে অটো টেক্সট নেম টাইপ করে কি-বোর্ড হতে ফাংশন কি F3 প্রেস করলেই মুহুর্তে উক্ত নামের অটো টেক্সট পেয়ে যাবেন।

এভাবে আপনি এমন কিছু কিছু টেক্সট, যা বার বার টাইপ করতে হয় তা এই অপশনের সাহায্যে প্রথমে সংরক্ষণ করে নিয়ে তা পরে ইচ্ছেমত ব্যবহার করতে পারবেন। এতে অনেকটা সময় ও শ্রম বেঁচে যাবে।

আশা করছি পুরো বিষয়টি আপনি বুঝেছেন। কোন অংশ বুঝতে সমস্যা হলে নিম্নে কমেন্টের মাধ্যমে আমাদের জানাতে ভুলবেন না। 

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের পেজ সেটআপ সম্পর্কে জানতে এখানে ক্লিক করতে পারেন।

ভিডিও আকারে দেখতে-